手搖密集架主要依靠轉動架體上的搖把通過底部的軌道進行架體的移動。每一列手搖密集架之間都裝有制動裝置，這樣使得手搖密集架的開關非常方便。需要存取資料時只要轉動搖把就可以打開密集架架體，同時拉出制動把手后密集架架體就不會被其他人移動，這樣可以很好的保證檔案管理人員的人身安全。

在使用手搖密集架之前要先檢查一下整體密集架有沒有問題，每組每列之間排列是否正確。然后進行開始試用，確保一下手搖密集架能否正常工作。同時在擺放的時候要留出足夠的空間，這樣有利于手搖密集架進行移動。如果預留空間太小，那么在打開手搖密集架時很可能因為空間不足而無法打開。

同時，手搖密集架在使用的過程中也要注意一些使用情況。比如放置手搖密集架的檔案室要保證通風良好，放置手搖密集架時要避免與含有腐蝕性的物品放在一起。手搖密集架的架體不要被陽光長時間直曬，否則很容易影響手搖密集架的表面美觀性。多注意對密集架的防護，就能夠讓密集架更好的為自己服務。